La business etiquette è quell’insieme di regole di comportamento e convenzioni, che devono essere rispettate nelle relazioni di lavoro e che sono fondamentali per veicolare positivamente l’immagine dell’azienda o del professionista.
Si tratta di un galateo aziendale fatto di consuetudini e di atteggiamenti che servono a valorizzare il fattore umano e professionale di un manager, imprenditore e lavoratore, che hanno come obiettivo quello di accrescere la reputazione ed il giro di affari.
Se sei curioso di conoscere le regole della business etiquette puoi fare riferimento al libro “The Essentials of Business Etiquette” di Barbara Pachter, che indica i principali modi di comportarsi e presentarsi negli ambienti lavorativi. Vediamo ora quali sono le principali regole da seguire per avere rapporti di lavoro formalmente impeccabili.
- Dai sempre la mano per primo se sei la persona di più alto grado o colui che ospita uno o più soggetti. Quando qualcuno entro nel tuo ufficio devi essere tu il primo a porgere la mano per salutare, così anche se hai un ruolo di livello superiore per non creare imbarazzo. La stretta di mano devi sempre utilizzarla con gli interlocutori americani, che la considerano un salute professionale.
- Presentati sempre con il nome completo. Nelle presentazioni le buone maniere richiedono di utilizzare il nome completo, mai solo il nome o cognome.
- Alzati in piedi quando ti presenti con qualcuno. Se una persona che non conosci entra nel tuo ufficio o durante una riunione vieni presentato a qualcuno devi sempre alzarti indietro, per farti vedere e identificare meglio.
- Evita di fare troppi ringraziamenti durante una conservazione. Per non indebolire la tua figura e ruolo davanti a un altro collega o interlocutore professionale, durante una conversazione limita a uno o due volte i ringraziamenti.
- Vestiti in modo adeguato. L’abbigliamento è fondamentale per esprimere la propria professionalità e credibilità, per questo deve essere adatto all’occasione. In base al tipo di lavoro, è necessario indossare abiti consoni al tuo ruolo e posizione.
- Saluta le persone con cui lavori. Le buone maniere sono importanti per lavorare in un clima sereno e cordiale. Salutare con un “Salve” o “Buongiorno” o altre forma di cortesia ti consente di mettere in evidenza la tua educazione.
- Essere puntuale. La puntualità in ambito lavorativo è indice di professionalità, che viene sempre apprezzata e ti permette di essere reputato affidabile. In caso di imprevisti avverti che arrivi in ritardo a un incontro o riunione.
- Tenete il telefonino in tasca o in borsa. Durante le riunioni o un incontro di lavoro, evita di usare il telefono o tenerlo sul tavolo o in mano e continuare a guardarlo, per non dare l’impressione che non stai ascoltando o non sei interessato a quanto dicono le persone che hai di fronte.
- Lascia il tuo biglietto da visita. In particolare in occasione di meeting di lavoro, potresti incontrare e parlare con molte persone. Per questo è buona norma avere sempre con sè il proprio biglietto da visita con tutti i dati più importanti (nome e cognome, qualifica, email, numero di telefono). Se l’incontro è particolarmente importante, per esempio con potenziali o nuovi clienti, puoi anche optare per dei regali aziendali personalizzati, meglio ancora se utili e/o legati al settore aziendale.
- Impiega un linguaggio professionale nelle mail. Le mail devono essere elaborate con un linguaggio professionale. Anche quelle che riguardano comunicazioni interne all’azienda, devono avere uno stile formale e non avere un tono amichevole o colloquiale, così come i saluti non devono essere confidenziali.
- Usa un indirizzo e-mail professionale. Nella corrispondenza di lavoro usa un account con un indirizzo email aziendale, che contenga il nome, in modo che chi la riceve possa sempre capire da chi arriva.
- Controllare la correttezza del destinatario dell’e-mail. Quando invii una mail per evitare di portare a conoscenza di persone sbagliate informazioni riservate è importante controllare bene il nome del destinatario. A volte può capitare di selezionare in modo errato un indirizzo dalla rubrica, una svista a cui puoi rimediare verificando il nome prima di inoltrare la posta.
- Ammettere di non ricordare il nome di una persona. Negli incontri professionali quando non si ricorda il nome di una persona, è importante ammetterlo con educazione, scusandoti per l’inconveniente.
- Pagare il conto al ristorante. Tra le altre regole che rientrano nel business etiquette ci sono quelle di non spostare le sedie per far accomodare qualcuno, di non ordinare cibi troppo costosi se sei ospite di un pranzo o una cena di lavoro e di chiedere le stesse cose della persona con cui effettui l’incontro al fine di non farla sentire a disagio se tua ospite. Se hai organizzato l’incontro al ristorante o in un bar devi essere tu a pagare il conto. Infine, è importante rimanere sobri, evitando di bere alcolici se ti ubriachi facilmente.
